Comment bien organiser son événement d’entreprise ?

Apéritif au milieu de la jungle, déjeuner d’huîtres en plein désert, cours de gondole à Venise, dîner sur la muraille de Chine rien n’est trop beau ni assez original pour booster ou récompenser vos troupes. Mais un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse ou un simple imprévu peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviendront fatigués, déçus, voire pire — et c’est la catastrophe — démotivés.

Cela peut paraître du bon sens, et pourtant on ne le répétera jamais assez : pas de bon événement d’entreprise sans une bonne organisation préalable. Toutes les étapes suivantes vous permettront d’établir un brief ou un cahier des charges à soumettre à l’agence qui organisera votre événement corporate, et assureront le bon déroulement et la réussite de votre voyage d’entreprise.

Étape n° 1, avec qui et pourquoi ?

Avant toute chose, il est essentiel de savoir répondre à la question suivante, dans quel but organise-t-on cet événement d’entreprise ? Définir clairement vos attentes pour ce projet vous permettra de prendre les décisions les plus appropriées tout au long du processus d’organisation.

Étape n° 2, généralité du projet 

En fonction des objectifs et du public, il s’agit maintenant de définir le thème et le format qui conviendront le mieux à l’événement. Trouvez d’abord un intitulé accrocheur autour duquel s’articulera votre projet et qui saura donner envie aux participants. Ensuite, sachez estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée, un dîner… tout en gardant bien en tête l’objectif de votre voyage d’entreprise.

Étape n° 3, quel budget pour cet événement d’entreprise ?

La question du budget est souvent épineuse, mais il est important de définir celui-ci en fonction des critères précédents et non pas uniquement en fonction de contraintes internes. Difficile d’obtenir la meilleure des prestations avec un budget restreint, personne ne sait faire de la qualité pas cher et rapidement.

Étape n° 4, le choix de la date et du lieu de votre voyage d’entreprise 

Le choix de la date est primordial pour vous assurer la présence d’un maximum d’invités. Il est donc recommandé d’éviter les week-ends de pont, de vacances scolaires ou les jours d’événements sportifs nationaux importants. En fonction du budget, évitez les destinations en période haute afin de pouvoir bénéficier d’une meilleure prestation pour le même budget.

La capacité d’accueil, la facilité d’accès pour l’ensemble de vos participants… Voilà autant de critères à prendre en compte pour choisir où se déroulera votre événement.

Étape n° 5, bien choisir son agence de tourisme d’affaires !

Ne cherchez pas plus loin, Group Magellan est cette agence que vous recherchez !

Étape n° 6, le repérage 

Une étape des plus importantes pour maximiser ses chances de réussite. Faire le tour de tous les prestataires : l’hôtel, la salle de travail, les restaurants, les lieux d’activités… Cela vous épargnera des doutes et une dose de stress et vous permettra de faire des ajustements si besoin.

Étape n° 7 : Communiquer autour de votre événement d’entreprise 

Pour qu’en aval l’événement soit une réussite, il est primordial qu’il soit bien pensé en amont. En effet, on dit souvent qu’il y a un avant, un pendant et un après voyage d’entreprise. Une sorte de story-telling doit être mis en place pour garantir le succès et laisser un souvenir impérissable dans la tête des participants.

Avant l’événement, il s’agit de prévenir tous les participants suffisamment à l’avance pour s’assurer de leur présence et de leur faire parvenir des invitations. Vous aurez alors l’occasion de contextualiser votre événement d’entreprise et de débuter votre story-telling avec par exemple un petit teaser.

Une fois votre événement terminé, tout n’est pas fini. Quelques jours après votre voyage d’entreprise, il est conseillé d’envoyer aux participants un petit mot de remerciement ainsi qu’un compte rendu que vous pourrez par exemple agrémenter de photos prises au cours de l’événement.